信書をゆうメールで送るのはNG？DM発送時に注意すべきポイント

信書とは？

「信書」とは、他人に対して意思を表示する文書や通知を指します。
 
郵便法および信書便法では「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されており、契約書、請求書、通知書など、意思表示や個人的なメッセージが含まれる書類が該当します。
ダイレクトメール発送時にも、相手に特定の意思を伝える内容が含まれている場合は信書とみなされます。

信書に該当するもの

信書に該当する例は下記となります。

  
■書状
■請求書の類
【例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
■会議招集通知の類
【例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
■許可書の類
【例】 免許証、認定書、表彰状
※カード形状の資格の認定書などを含みます。
■証明書の類
【例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
■ダイレクトメール
文書自体に受取人が記載されている文書
商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書
※ ◇印は個々の相談において判断された事例。

信書に該当しないもの

信書に該当しない例は下記となります。

 
■書籍の類
【例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書
■カタログ
■小切手の類
【類例】 手形、株券、◇為替証書
■プリペイドカードの類
【類例】 商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット
■乗車券の類
【類例】 航空券、定期券、入場券
■クレジットカードの類
【類例】 キャッシュカード、ローンカード
■会員カードの類
【類例】 入会証、ポイントカード、マイレージカード
■ダイレクトメール
専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
■その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート
 
※ ◇印は個々の相談において判断された事例。

信書を送るには

信書は指定されサービスでしか送ることができません。
信書送付には下記のサービスを利用しましょう。

• 郵便
• レターパック
• スマートレター
• 飛脚特定信書便
  
  

 ゆうメールで信書を送るのはNG？

「ゆうメール」は冊子やカタログなどを送る際や、企業からのDM発送時によく利用される発送方法ですが、信書を送ることはできません。
 
信書に該当する内容のDMをゆうメールで送ると、郵便法に違反する可能性があります。

ダイレクトメールにおける信書の表現

請求書や契約書など、信書と分かりやすいものはいいですが、ダイレクトメールはDMの内容や表記・表現によって信書かどうかを判断されます。
 
では、どのような表現が信書とみなされるのでしょうか？

ダイレクトメールが信書とみなされる表現例

①受取人や対象者が限定・記載されている

「会員」や「購読者」など受取人を特定している文言が入っている場合、信書とみなされます。

【例】
●●会員の皆様へ
●●購読者の皆様に限定でお届け！
●●マンションをご所有の皆様へ

②商品・サービスの購入や利用があることを示す文言が記載されている

商品やサービスの利用関係があることを示す文言が記載されている場合、商品を利用している顧客に対する文書である（＝受取人を限定している）と判断できるので、受取人の記載がなくても信書とみなされます。

【例】
いつも●●をご利用いただきありがとうございます。
先日は●●美容液をご購入いただきましたが、その後お肌の調子はいかがですか？
あなたのポイントは現在●●ポイントです。

③契約などで差出人と特定の関係にある相手に対して、意思や事実を伝える内容が記載されている

「差出人の意思を表示している」ダイレクトメールは信書とみなされます。

【例】
契約満了とそれに伴う契約継続の案内
契約期限のお知らせと新サービスの案内
車検満了のお知らせに伴う車検割引の案内　など

④差出人が特定の受取人に向けて送る意図が明確に記載されている

上記①～③以外にも、差出人が特定の受取人に対して意思を明確に示しているとみなされた場合は信書となります。

【例】
誕生日のお祝いにあわせた割引案内
受賞のお祝いにあわせた商品案内　など

DMの「非信書化」でゆうメールで発送できる！？

郵便料金の値上げもあり、DM発送時の送料を抑えたいと考える企業も多いですが、
やはり信書をゆうメールで送ることはできません。
 
しかし、DMの内容を見直し、信書となる表現を変え、「非信書化」することでDMをゆうメールで発送することができます。
 

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「非信書化」することで送料は約半分になる！

例えば、角2封筒でDMを発送した場合、通常郵便100g以内だと1通あたり140円ですが、DMSが提供している「DMSゆうメール」のサービスを使うと1通あたり約60円でDMが送付でき、送料のコスト圧縮が可能となります。
 
「DMSゆうメール」は日本郵便（株）と「特約運賃」契約を結んでいるディーエムエスが、企業様のダイレクトメール発送を代行することで、通常のゆうメール料金よりも安い送料をご提供できるデリバリーサービスです。

自社のDMが信書に該当するか確認する方法

どのような例が信書に該当するかというのを説明しましたが、実際に自社のDMが信書に該当しているかどうかというのを自分で判断することはかなり難しく、似たような表現でも個別事例で信書ではないと判断されたケースもあります。
 
DMの信書確認は下記4つの方法で、確認することができます。

郵便局へ確認する

郵便局に相談して確認することができますが、確認に時間がかかります。

総務省に問い合わせる

総務省または近くの総合通信局へ問い合わせて確認することが可能です。より正確な確認・判断をできますが、こちらも時間がかかります。 

発送代行会社に相談する

発送代行会社は年間でかなりの数量のDMを取り扱っているため、実績や過去の経験値から信書に該当するかどうかのアドバイスを受けることができます。
 
ディーエムエスでは、年間3.5億通の取り扱い実績と過去の経験値から、信書に該当するかの確認や「非信書化」に向けた表現変更の提案をいたします。

 
自社のDMが信書に該当するかの確認、「非信書化」に向けたアドバイスを無料で行います！
お問い合わせ本文に【無料信書確認】と記載しお気軽にご相談ください！

​​​​​​​信書チェックツール『TRUSQUETTA Letter』で確認する

信書表現チェックツール『トラスクエタレター』は、誰でも信書表現をパッとチェック出来るツールです。 特許取得の表現チェックデータベース『トラスクエタ』とAI技術を実装し、郵便法及び信書便法に対応しているため、今まで信書の知識がある人にしか行えなかった確認作業を、簡単操作で誰でも行えるようになります。
 
DMの画像データをアップロードするだけで、郵便法及び信書便法に規定されている信書の表現をAIが自動で判別し、該当度や代替文言の提示を瞬時に行ってくれ、時間がかかる信書の確認を自社内で行うことができます。

まとめ

ゆうメールなど誤った方法で信書を送ってしまうと、郵便法に違反する可能性があるため、
DM発送時には信書に該当するかどうかの確認は必ず行うようにしましょう。
また、信書とされる表現を「非信書化」することでゆうメールでのDM発送が可能となります。
 
信書の確認をする際は、ディーエムエスなどの発送代行会社への相談や信書チェックツール「トラスクエタレター」の利用がおすすめです。
 
ディーエムエスでは、信書確認や非信書化に向けたアドバイスを無料で行っていますので、
自社のDMが信書に該当するか確認したい方は、お問い合わせ本文に【無料信書確認】と記載の上、お気軽にご相談ください！

また、信書チェックツール「トラスクエタレター」の無料トライアルも受け付けています。
無料トライアルご希望の方はお問い合わせ本文に【トラスクエタレタートライアル】と記載の上ご相談ください。